מתי לשלוח הודעות לאנשים?

עוד שבועיים יש לי יום הולדת ואני צריך לדעת מראש כמה באים כי אני עושה משהו מיוחד לפי כמות האנשים
כמה זמן מראש לשלוח להם הודעות כלליות/הודעות רשמיות שצריכים לעדכן אותי?