איך לקבוע כבר מעכשיו פגישה עם קב"ן שעדיין לא הגיעו המסמכים הרפואים שלי?

המסמכים יגיעו בעוד כמה ימים אבל יכול להיות שזה היה מאוחר מדיי בשביל לקבל פגישה עם קב"ן, מה לעשות?
הגשתי פנייה באתר.. התקשרתי למיטב.
האם זה אפשרי לבקש פגישה עם קב"ן לפני שהגיעו לי המסמכים?(משלבית)